Comment faire un plan de communication ÉVÉNEMENTIEL qui ne partira pas en fumée ?
Organiser un événement, c’est un peu comme un spectacle. Vous avez l’idée, la salle est réservée, les conférenciers sont bookés. Si personne ne sait pour le spectacle, vous jouez pour des chaises vides. Le plan de communication événementielle est votre outil magique. Alors, comment rédiger un plan qui claque ? Accrochez-vous, décortiquons ça, étape par étape, avec une touche de sarcasme.
Les fondations : Les éléments clés d’un plan de communication événementielle béton armé
Pensez à votre plan comme à une maison. Sans fondations solides, elle s’écroule. Tout comme un plan. Quelles sont ces bases ?
- Diversifiez vos canaux : Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier. Réseaux sociaux, emails, flyers… Utilisez tous les fronts. Pensez multi-canal, comme un buffet à volonté de la communication.
- Ciblez, ciblez : Votre événement n’intéresse pas tout le monde. Qui est votre public cible ? Étudiants ? Professionnels ? Plus vous affinez votre cible, plus votre message sera percutant.
- Un message clair : Votre message doit être limpide. Qu’est-ce que les gens doivent retenir ? Pourquoi venir ? Soyez concis et direct. Un message flou ? C’est un GPS qui vous perd.
- Choisissez les bons canaux : Évitez TikTok si votre cible est des retraités. Adaptez vos canaux à votre public. Facebook, Instagram, LinkedIn, chaque plateforme a son public.
Pour que votre événement soit the place to be, le bon message doit atteindre la bonne personne, au bon endroit, au bon moment. Facile, non ?
Le mode d’emploi : Les étapes pour un plan de communication ÉVÉNEMENTIEL qui cartonne
Les fondations en place, construisons. Voici les étapes clés pour un plan de communication efficace, comme une recette.
- Analyse du contexte : Avant de plonger, prenez du recul. Quel est l’environnement ? Le marché ? État des lieux utile pour éviter les erreurs.
- Fixez des objectifs SMART : Votre stratégie doit avoir des objectifs clairs et mesurables. Augmenter notoriété ? Générer inscriptions ? Soyez précis.
- Déterminez vos cibles : Qui sont vos publics prioritaires ? Clients, partenaires, journalistes… Segmentez pour adapter vos messages.
- Déterminez vos messages clés : Quels messages essentiels voulez-vous passer ? Formulez des messages mémorables et percutants.
- Définissez vos outils : Site événementiel, réseaux sociaux, emailing… Choisissez les outils adaptés à vos objectifs et budget.
- Établissez l’axe de communication : Quel fil rouge utiliserez-vous ? Thème, slogan, concept créatif ?
- Élaborez la stratégie : Comment atteindrez-vous vos objectifs ? Définissez des actions claires et cohérentes.
- Déterminez les moyens : Humains, financiers… Évaluez les ressources nécessaires pour votre stratégie.
- Rédigez les messages : Passez à l’action. Rédigez textes, créez visuels, préparez posts. Soignez le contenu.
- Définissez le mandat : Qui fait quoi ? Répartissez les rôles dans l’équipe. Un chef d’orchestre évite la cacophonie.
Suivez ces étapes, et vous aurez un plan solide comme un roc. Presque.
La boîte à outils : Le contenu d’un plan de communication en mode commando
Votre plan est comme un couteau suisse de communication. Il doit être complet. En général, il se structure en trois parties principales :
- L’analyse du contexte : Qui sont les acteurs ? Émetteurs, relais… Comprendre l’écosystème est essentiel.
- La stratégie : Axes de communication et objectifs visés. C’est la colonne vertébrale de votre plan. Où voulez-vous aller et comment ?
- Les modalités de l’action : Actions concrètes, planning, budget… C’est fonctionnel, comment mettre en œuvre votre stratégie ?
Un plan bien ficelé est comme une recette : ça demande de la préparation, mais le résultat est garanti.
La check-list : Les éléments IN-DIS-PEN-SABLES à inclure dans votre plan
Pour ne rien oublier, voici une check-list des éléments à intégrer dans votre plan de communication événementielle. Cochez les cases :
- Définir les buts et objectifs : On insiste. Sans objectifs clairs, vous naviguez à vue.
- Définir des indicateurs de réussite : Comment mesurez-vous le succès ? Nombre d’inscriptions, taux de participation… Choisissez des indicateurs pertinents.
- Identifier les parties prenantes : Qui sont les acteurs clés de votre événement ? Partenaires, sponsors… Impliquez-les dans votre communication.
- Définir le budget : Combien investissez-vous dans la communication de votre événement ? Établissez un budget réaliste et répartissez-le intelligemment.
- Intégrer jalons et livrables : Découpez votre plan en étapes précises. Cela structure le travail et suit l’avancement.
- Établir la chronologie : Quand commencez-vous la communication ? Quelles actions à quel moment ? Respectez le planning.
Avec cette check-list, vous avez les cartes en main pour ne rien laisser de côté.
Les astuces de pro : Booster la promotion de votre événement
Le plan est en place, mais pour attirer les foules, voici des astuces pour booster la promotion :
- Créer un hashtag dédié : Un hashtag unique et mémorable pour que les participants partagent leurs impressions.
- Créer des visuels attrayants : Photos, vidéos, infographies… Des visuels qui donnent envie de participer. L’œil est attiré par le beau.
- Organiser des concours : Pour créer de l’engagement, rien de tel que des concours. Faites gagner des places ou des goodies.
- Proposer un programme détaillé : Dévoilez un programme clair avec intervenants et sujets abordés. Plus c’est clair, mieux c’est.
- Système d’inscription en ligne : Facilitez la vie des participants avec un système simple d’inscription en ligne.
- et rapide. Moins il y a de frictions, plus il y a d’inscriptions.
- Optimiser le référencement (SEO) : Pour avoir de la visibilité sur Google, optimisez le référencement. Utilisez des mots-clés, des balises meta, et faites du netlinking. Le SEO améliore la visibilité en ligne.
- Envoyer des invitations personnalisées : Pour les VIP, les partenaires, et les journalistes, l’invitation personnalisée est une attention spéciale. Montrez que vous tenez à leur présence.
- Créer une newsletter dédiée : Pour informer les inscrits et prospects, la newsletter événementielle est très utile. Envoyez des infos exclusives, des teasers, et des rappels. Restez en contact jusqu’au jour J.
Ces astuces ajoutent de la valeur à votre plan de communication. À appliquer sans retenue.
Relations presse : séduire les journalistes
La presse joue un rôle crucial dans la communication de votre événement. Il est essentiel de savoir séduire les journalistes sans pots-de-vin, bien sûr. Voici quelques conseils efficaces :
- Adapter la communication : Les journalistes ont leurs attentes et codes. Comprenez leurs besoins et ajustez votre communication. Soyez concis et pertinent.
- Accroches percutantes : Les journalistes reçoivent de nombreux communiqués quotidiennement. Pour percuter, créez une accroche qui attire leur curiosité. Soyez original et informatif dès le début.
- Documents agréables à lire : Vos communiqués de presse doivent être clairs, bien structurés, et visuellement attrayants. La forme et le fond sont importants.
- Soyez concis : Les journalistes n’ont pas de temps à perdre. Soyez précis et concis. Évitez les détails superflus et restez direct.
Avec ces conseils, vous augmenterez vos chances de séduire les journalistes. Obtenez des articles critiques et des interviews exclusives pour votre événement.
Plan vs. Stratégie : Comprendre la différence
Plan de communication et stratégie ne sont pas identiques. Il existe une nuance à saisir :
- La stratégie de communication : Fixe les orientations, les objectifs à long terme, les publics cibles, et les messages clés. C’est la boussole indiquant la direction à suivre.
- Le plan de communication : Détaille les actions concrètes à réaliser, les outils à utiliser, le calendrier et le budget. C’est le GPS qui guide vers votre destination.
- Le plan d’action : Se concentre sur des actions spécifiques à court terme et sur un thème donné. C’est un zoom sur une partie du trajet.
En résumé, la stratégie définit le « quoi » et le « pourquoi », le plan de communication définit le « comment » et le « quand », et le plan d’action précise le « quoi faire maintenant ». Les trois éléments sont complémentaires pour une communication efficace.
Les 4 piliers et 7 principes de communication
Pour conclure, reprenons les fondamentaux de la communication. Les 4 piliers représentent les roues motrices de votre plan :
- La Cible : À qui vous adressez-vous ? On ne le répétera jamais assez.
- L’Objectif : Que voulez-vous accomplir ? Être connu ? Être aimé ? Être riche ?
- Le Message : Quel est le message clé à transmettre ?
- Le Media : Par quel canal allez-vous diffuser votre message ? Réseaux sociaux, presse, etc.
Pour une communication efficace, respectez ces 7 principes :
- Clair : Votre message doit être limpide et facile à comprendre. Évitez le jargon technique.
- ConcIs : Allez droit au but, soyez bref et précis. Évitez les répétitions inutiles.
- Concret : Appuyez vos propos par des exemples concrets et des chiffres.
- Correct : Vérifiez vos informations. Une erreur peut discréditer votre message.
- Cohérent : Votre message doit être logique et aligné avec vos valeurs.
- Complet : Donnez toutes les informations nécessaires sans noyer l’essentiel sous les détails.
- Courtois : Adoptez un ton respectueux. La courtoisie peut rapporter gros.
En mettant en pratique ces 7 principes, vous améliorerez vos chances d’avoir une communication efficace. Votre message sera entendu et compris. Votre événement sera un succès garanti. Espérons le, au moins.